Guía para el registro del tiempo de trabajo: Información acerca del control horario en la empresa española

El registro de las horas de trabajo desempeña un papel aún más importante en las empresas tras la sentencia del Tribunal Supremo de septiembre de 2022, tanto para empleadores como para empleados. En nuestra guía sobre el registro del tiempo de trabajo encontrarás la información más relevante.

¿Qué es en realidad el registro del tiempo de trabajo? De acuerdo con la definición, las empresas miden cuánto tiempo y en qué plazo realizan los empleados una actividad. Sin embargo, de momento no se especifica por qué medios se debe llevar a cabo este registro del tiempo de trabajo.

En principio, de acuerdo con la Ley del Tiempo de Trabajo, deben respetarse ciertas normas a la hora de registrar las horas de trabajo. Dichas normas son:

1. La jornada laboral es de ocho horas. En casos excepcionales, puede aumentarse a diez horas.
2. Respeto de las pausas de descanso de al menos 11 horas entre el trabajo diario.
3. Hacer una pausa de al menos 30 minutos después de seis horas de actividad y de al menos 45 minutos de interrupción después de nueve horas de actividad.

La sentencia del Tribunal Supremo en septiembre de 2022, la cual generó un considerable sobresalto, respaldó la decisión previa del Tribunal de Justicia de la Unión Europea. Esta decisión enfatiza la obligatoriedad de registrar el tiempo de trabajo diario, una norma que ya está en vigor desde 2019.

Antes de la sentencia del TJUE, el registro del tiempo de trabajo no era una obligación general. El Código Laboral de 1994 se limita a ofrecer un marco uniforme. En él se incluyen puntos como la duración máxima del trabajo, los periodos de descanso y los tiempos de pausa.

La Ley del Tiempo de Trabajo estipula que las siguientes horas de trabajo deben documentarse obligatoriamente:

1. Horas extra
2. Trabajo en domingos y festivos

 La siguiente cronología muestra cómo se desarrolló en España la obligación general de registrar el tiempo de trabajo.

La decisión del Tribunal de Justicia de la Unión Europea ya pasó a la historia como la primera “sentencia contrarreloj”. El recurso fue interpuesto por el sindicato español Federación de Servicios de Comisiones Obreras (CC. OO.) contra la entidad Deutsche Bank SAE, con sede en España.

Los jueces estimaron la demanda y dictaminaron que las empresas deben registrar en el futuro todas las horas trabajadas por sus empleados.

Dos puntos importantes destacan de la sentencia del TJUE sobre el registro del tiempo de trabajo:

1. El sistema de registro del tiempo de trabajo debe ser objetivo, fiable y accesible. 
2. La aplicación detallada es responsabilidad de los Estados miembros. La legislación nacional puede incluir características especiales, como los respectivos ámbitos de actividad, así como el tamaño o las peculiaridades de las empresas.

Así pues, la aplicación de la sentencia del TJUE sobre el registro del tiempo de trabajo no se aplica por igual a todos los sectores. Según el TJUE, existen las correspondientes excepciones al registro del tiempo de trabajo.

En su sentencia sobre el registro del tiempo de trabajo, el Tribunal Federal de Trabajo se guió en gran medida por la decisión del TJUE. El sistema de registro del tiempo puede ser electrónico, aunque no necesariamente.

Además, la normativa sobre el registro del tiempo de trabajo deja claro que los empresarios están obligados a utilizar el sistema previsto.

En abril de 2023, el Ministerio Federal de Trabajo y Asuntos Sociales presentó el primer anteproyecto de la nueva Ley de Horarios Laborales.

En esta nueva ley sobre el registro del tiempo de trabajo se aplicaron también las sentencias del Tribunal Supremo y del TJUE sobre el control horario.

Los aspectos clave de la Ley del Tiempo de Trabajo de abril de 2023 incluyen:

1. Registro del inicio, fin y duración del tiempo de trabajo diario
2. Registro en formato electrónico
3. Registro no electrónico del tiempo de trabajo en empresas con menos de diez trabajadores
4. Conservación de datos durante al menos dos años
5. Los empresarios deben informar a los trabajadores que lo soliciten del tiempo de trabajo registrado.

Según el proyecto de ley, se prevé el registro electrónico del tiempo. Sin embargo, esto no significa que tenga que ser exclusivamente un registro digital del tiempo de trabajo. En teoría, el registro del tiempo de trabajo a través de Excel sigue siendo posible. Se trata de un modelo de registro electrónico del tiempo en el sentido más amplio.

Acualmente, estos posibles programas de registro del tiempo de trabajo son utilizables:

• Registro del tiempo de trabajo mediante Excel

En muchas empresas, Excel es la herramienta para registrar el tiempo de trabajo. Se trata de una solución fácil de usar porque ya está preinstalada en la mayoría de los ordenadores. Sin embargo, una hoja de cálculo Excel para realizar el registro del tiempo de trabajo es más fácil de manipular y más propensa al error humano.

• Registro del tiempo de trabajo a través de la aplicación

El registro del tiempo de trabajo de forma digital puede realizarse a través de una aplicación en un smartphone o una tableta. Esta tendencia se ha visto reforzada por la pandemia de coronavirus y el teletrabajo. Registrar el tiempo trabajado con la aplicación también es una gran ventaja para quien desempeña su labor fuera del centro de trabajo.

• Registro online del tiempo de trabajo desde el ordenador

Gracias a New Work, como Home Office o Workation, el registro online de las horas de trabajo se ha convertido en una herramienta muy popular. Esta forma de registro digital del tiempo de trabajo aumentará en los próximos años.

• Registro del tiempo de trabajo por fichas

En muchas pequeñas empresas o sectores especiales como el de la construcción, el registro manual de las horas de trabajo sigue siendo un método cuya eficacia ha sido probada. Esta forma también es posible en virtud de la nueva ley sobre el registro del tiempo de trabajo. Más información sobre las excepciones en el registro del tiempo trabajado.

Otros modelos de registro del tiempo de trabajo son el clásico reloj de fichar o soluciones modernas como los sistemas fijos.

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Según el actual proyecto de ley sobre el registro del tiempo de trabajo, existen las siguientes excepciones:

Las empresas con menos de diez empleados están exentas de la obligación de registrar electrónicamente el tiempo de trabajo. Las pequeñas y medianas empresas con más de diez empleados, en cambio, no lo están. Sin embargo, benefician de exenciones denominadas soluciones transitorias.

Estas soluciones transitorias para la implantación del registro electrónico del tiempo se aplican a empresas y organizaciones y dependen del tamaño de las mismas:

• 5 años para empresas con menos de 50 empleados
• 2 años para empresas con entre 51 y 250 empleados
• 1 año para empresas con más de 250 empleados

La obligación de registrar el tiempo de trabajo presenta una serie de ventajas. Tanto para empleadores como para empleados.

Las ventajas del control horario en la nube para los empleados son, por un lado, la correcta contabilización de las horas trabajadas. En segundo lugar, el registro detallado de las horas extraordinarias. De este modo, se puede garantizar un mejor cumplimiento de las normas de Derecho Laboral.

Además, el registro del tiempo de trabajo permite mayor transparencia, equidad y una mejor planificación diaria.

Por otro lado, los empresarios pueden programar y planificar los recursos con mayor rapidez y eficacia. Además, el registro digital del tiempo de trabajo facilita el cálculo de las nóminas al mejorar la transferencia de datos.

Por ejemplo, las horas extraordinarias o las horas trabajadas en días festivos se transfieren automáticamente al sistema de cálculo de nóminas. Esto garantiza la correcta contabilización de las nóminas.

Por supuesto, el registro obligatorio del tiempo de trabajo también conlleva desventajas. Por parte del empleador, esto incluye el uso erróneo de los datos obtenidos. Existe, pues, un riesgo de apropiación indebida.

Los empleados, por su parte, tienen la sensación de renunciar a cierta libertad. Además, aumenta la sensación de ser controlado por la dirección. Un peligro para el ambiente de trabajo y la motivación personal de los empleados.

Por lo tanto, un enfoque abierto y transparente de la cuestión del registro del tiempo de trabajo es aún más importante. Es importante reducir las posibles reservas mediante debates abiertos. Y para mostrar a ambas partes las ventajas y disipar los mitos en torno al control horario.

Se introducirá el registro obligatorio del tiempo de trabajo en todos los sectores. O tal vez no. Echamos un vistazo a los grupos profesionales pertinentes:

• Registro del tiempo de trabajo para profesores

Desde enero de 2022, los profesores están obligados a info-beihilfe.de/29166-2/ registrar las horas de trabajo. Esto afecta a todos los profesores, tanto si trabajan a tiempo completo como parcial, y se aplica a todos los tipos de centros escolares.

Las horas de trabajo pueden realizarse mediante documentación manuscrita en papel. O mediante el registro digital del tiempo de trabajo por medio de un software.

• Registro del tiempo fuera del centro de trabajo

Fuera del centro de trabajo, el registro de las horas es también una práctica común. Esto se debe a dos razones:

1. Para la preparación de la factura al cliente
2. Como prueba del servicio prestado

Sin embargo, existen diferencias en la elección del sistema de registro del tiempo. Esto puede variar de un sector a otro.

• Registro del tiempo de trabajo del personal directivo

Los empleados de alta dirección están exentos de la obligación de registrar las horas de trabajo. La Ley sobre la Constitución de la Empresa regula quién es un empleado directivo.

Importante: Otra excepción es si el tiempo de trabajo no pueda medirse y/o fijarse de antemano debido a las características especiales de la actividad realizada o que sean los propios trabajadores quienes determinen el tiempo de trabajo.

• Registro del tiempo de trabajo en la consulta médica

El registro del tiempo de trabajo es obligatorio para los propietarios de clínicas y consultas. Esto se debe a que son empresarios y, por tanto, están sujetos a la Ley de Salud y Seguridad en el Trabajo.

Otras excepciones al registro del tiempo de trabajo son:

Médicos jefes

• Jefes de los servicios públicos y sus representantes
• Trabajadores del sector público facultados para tomar decisiones independientes en materia de personal
• Trabajadores que viven en una comunidad doméstica con las personas confiadas a su cuidado y que las educan, cuidan o atienden bajo su propia responsabilidad,
• el sector eclesiástico y de las comunidades religiosas

Estas excepciones se derivan de la Ley de Horarios Laborales.

Una densa niebla jurídica sigue rodeando el registro del tiempo de trabajo. Al final, el proyecto de ley ofrecía más preguntas que respuestas. Con muchas excepciones y vagas formulaciones.

Lo cierto es que, según la sentencia del TJUE, el programa de registro del tiempo de trabajo debe ser objetivo, accesible y fiable. Si, como empresa, buscas ir sobre seguro, deberías plantearte el registro digital del tiempo de trabajo.

En el mejor de los casos, el registro digital del tiempo de trabajo no solo proporciona seguridad jurídica, sino que también hace que el día a día de los empleados transcurra con mayor facilidad y eficacia, cosa que al final supone un ahorro en tiempo y costes.