¿Cómo puede la gestión del tiempo apoyar los objetivos de nuestra organización?

La gestión del tiempo no consiste sólo en controlar las horas: es una herramienta estratégica que puede impulsar la productividad de la plantilla, el cumplimiento de las normas y el bienestar de los empleados. Según nuestro estudio, el 79% de los empleados españoles están obligados a registrar sus horas de trabajo, y por una buena razón: los empleadores que utilizan sistemas de control del tiempo y de programación informan de un ahorro medio de tiempo del 24%, agilizando los procesos y apoyando tanto las necesidades empresariales como las de los trabajadores.

Más que herramientas administrativas, los sistemas eficientes de gestión del tiempo son fundamentales para alinear las operaciones de la plantilla con los objetivos de la organización. He aquí por qué son importantes:

• Optimizar la utilización del tiempo: Los sistemas de control del tiempo mejoran la planificación del personal, reducen las horas extra y gestionan eficazmente los horarios flexibles.
• Impulsar el cumplimiento: Al controlar con precisión las horas de trabajo, estas herramientas garantizan el cumplimiento de la legislación laboral, reduciendo los riesgos legales asociados a las infracciones de las horas extra.
• Apoyar a los empleados: Las estrategias efectivas de gestión del tiempo promueven un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal al prevenir el agotamiento y capacitar a los empleados para gestionar sus horas de forma flexible.  Según nuestro estudio, en España el 49% de los empleados considera que el control del tiempo es una herramienta crucial para organizar y planificar el trabajo, el 45% lo utiliza para evitar las horas extra y el 38% afirma que le ayuda a lograr un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal. 

Las herramientas de gestión del tiempo, que analizan los costes laborales y ofrecen información sobre las tendencias de productividad, también mejoran la toma de decisiones, lo que permite a las empresas adaptarse a los cambios de la demanda y mantener controlados los costes operativos.

Elaborar una estrategia de gestión del tiempo que respalde los objetivos de la organización requiere una planificación cuidadosa. He aquí los pasos clave a tener en cuenta:

1. Evaluar las necesidades de personal: Empieza por identificar los retos específicos a los que se enfrentan tus equipos, como el ausentismo, las horas extra o la cobertura insuficiente de los turnos. Comprender estas necesidades proporciona una base para la mejora.
2. Experimentar con modelos de programación: Prueba enfoques de programación flexibles, fijos e híbridos para determinar qué funciona mejor para tu organización. El modelo adecuado depende de la naturaleza de su empresa y de la dinámica de la plantilla.
3. Involucrar a los empleados para el éxito: Las políticas de planificación y control del tiempo funcionan mejor cuando los empleados están implicados. Incorpora sus comentarios en tu planificación para crear soluciones que resuenen.
4. Asegurar el cumplimiento de la legislación laboral: Un control preciso del tiempo ayuda a supervisar las horas de trabajo y a prevenir posibles riesgos relacionados con el incumplimiento de las horas extra, protegiendo tanto a los empleados como a la organización.
5. Analizar y optimizar: Utiliza los datos de registro horario para perfeccionar la planificación de turnos y la asignación de personal, identificando ineficiencias y mejorando la gestión de costes.
6. Mejorar las decisiones basadas en datos: Los datos en tiempo real de los sistemas de control horario ofrecen una visión clara de las tendencias de productividad y los costes laborales, lo que permite una gestión más inteligente de la plantilla.

Al adoptar estas herramientas, tu organización puede crear un entorno de trabajo optimizado, conforme a las normas y productivo que satisfaga las necesidades tanto de los empleados como de los empresarios.