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5 pasos para que la transición a la externalización de la gestión de nómina se realice de forma fluida
La perspectiva de traspasar la responsabilidad de tus nóminas a un gestor subcontratado puede ser bastante desalentadora, incluso sin tener que preocuparse de que algo falle durante la transición. Por eso la aplicación tiene que ser fluida.
Sin embargo, cualquier proveedor de servicios de gestión de nómina de cierta reputación debería ser capaz de explicarte qué puedes esperar. Te guiarán paso a paso por el proceso y te ayudarán a calmar los nervios.
Lo primero que hay que tener en cuenta es que la transición no debe consistir en entregar las llaves y dejar que el cliente se las arregle solo. Se trata de un proyecto de cambio que implicará la implantación de nuevas tecnologías y procesos, y que afectará a tu plantilla. Tu gestor de nóminas externo debe acompañarte en todo momento.
Como ocurre con cualquier proyecto de cambio, para que tenga éxito tendrás que conseguir que todos los afectados te acompañen en el camino. Por ejemplo, cualquier persona que necesite acceder a los datos de nómina para desempeñar alguna de sus funciones tendrá un interés particular en ello, así que no pueden quedar en un segundo plano.
Lo último que se puede desear es que alguien se dé cuenta de que un informe crucial para su actividad y en el que ha depositado su confianza ya no existe. La clave está en mantener a todos los interesados implicados en cada fase del proyecto. Cada socio de nóminas puede gestionar el proceso de implantación y puesta en marcha de forma diferente, pero hay 5 pasos principales que muy posiblemente sean los mismos para cada caso:
Lanzamiento
Durante la fase de lanzamiento es probable que trabajes con un gestor de proyectos que creará un plan de acción para la puesta en marchaa. Empezarán por estudiar tus procesos actuales y conocimientos prácticos de la tecnología existente, lo que incluye saber si hay integraciones de terceros y cuándo caducan las licencias.
También idenrificarán a las personas clave. ¿Quién debe seguir participando y cuál será su disponibilidad en las próximas semanas? Toda esta información les ayudará a elaborar un calendario de actividades.
Descubrimiento
Antes de poner en marcha un nuevo sistema de nóminas, tu gestor de nóminas también tendrá que conocer a la plantilla, cómo y cuándo se realizan los pagos y si hay alguna peculiaridad que haga única a tu empresa.
También tratarán de desarrollar procesos estandarizados, repetibles y automatizados que permitan que tu sistema de gestión de nómina sea lo más eficaz y preciso posible. Antes de continuar, necesitarán confirmar el plan de acción contigo. Para ello, se realizará un taller en el que el proveedor que elijas te explicará cómo funcionará el nuevo sistema y todos los datos necesarios.
Configuración
Una vez acordados todos los puntos, el gestor de nómina podrá configurar el sistema en función de las necesidades específicas de tu empresa. Se tendrán en cuenta todos los factores, incluidos el salario, pensiones, prestaciones, etc.
Mientras tanto, también tratarán de poner al día a tu equipo acerca de la nueva plataforma tecnológica para mostrarte cómo funcionará en la práctica. Por tanto, será necesario un programa de formación en esta fase. Esto también ayudará a entender todas las capacidades del nuevo sistema y en qué pueden diferir de las del anterior.
Pruebas
Una vez que el sistema esté configurado y los profesionales implicados sepan cómo funciona, habrá un periodo de prueba. Esto dará a tu equipo la oportunidad de revisar la interfaz y permitirá al proveedor evaluar la aceptación por parte de los usuarios antes de migrar los datos de nómina.
Con esta información ya migrada, el nuevo sistema puede evaluarse completamente como si estuviera ya en funcionamiento mientras que el sistema de nóminas existente sigue activo. Estas pruebas paralelas permiten a ambas partes comprobar que el sistema funciona según lo previsto. También ayudará a los encargados de las pruebas a identificar cualquier anomalía en los datos (algo habitual, ya que los datos migrados no son datos en tiempo real) y a explicar por qué pueden existir diferencias antes de la puesta en marcha.
Puesta en marcha
En esta fase, el gestor de nómina debería animarte a comunicar lo que está a punto de ocurrir a tu equipo y a tus empleados en general. Esta es la oportunidad de proporcionar instrucciones, datos de acceso, etc. a los equipos y recordarles dónde pueden encontrar diferencias.
Una vez en directo, también debes esperar un periodo de "hiperatención" por parte de tu nuevo gestor de nómina. Es probable que sientas cierta inquietud en la preparación de tu próximo pago de nóminas. Dado que se trata de un momento delicado, querrás saber que tienes a mano el soporte que puedas necesitar en cualquier momento.
Los cambios suelen ser angustiosos y la migración del sistema de gestión de nómina no es una excepción. No obstante, si adoptas este planteamiento, te asegurarás de que tanto tú como tu nuevo colaborador avanzáis a la par sin llevarte sorpresas.
También es importante tener presente a tus equipos en todo momento. La adopción de nuevos procesos y tecnologías puede acaparar toda tu atención durante la implantación, pero si has mantenido a tu equipo informado durante todo el proceso, la aceptación será mayor, se minimizarán las interrupciones y te asegurarás una transición mucho más fluida.