Por qué los conocimientos sobre la gestión de nómina se conservan en la empresa cuando se realiza la externalización

Los equipos de gestión de nómina se ven obligados constantemente a mantenerse al día de la legislación más reciente en materia de fiscalidad, prestaciones, pensiones, retribuciones y bonificaciones en función del género, privacidad de los empleados, etc., con el fin de cumplir la normativa. Esto ya es difícil de por sí incluso antes de tener en cuenta los cambios en la estructura de la mano de obra y su repercusión en la remuneración de los trabajadores. Esto incluye múltiples tipos de contrato, desde los de duración determinada hasta los de cero horas. 

Con la transformación digital cambiando rápidamente las plataformas en las que confiamos para ejecutar y analizar las nóminas, los equipos también tienen que seguir el ritmo de la evolución de la tecnología. A medida que los departamentos de RR. HH. y Finanzas busquen un mayor acceso a los datos y a la información en tiempo real, es de esperar que se produzcan aún más cambios y una mayor integración de sistemas. 

La única manera de mantener el nivel de conocimientos necesario en un departamento de gestión de nómina es mediante una inversión significativa para cubrir la contratación, incorporación, formación y perfeccionamiento continuo del personal. Se trata de un requisito exigente en términos de tiempo y costes y a menudo puede considerarse una gran carga cuando existe una alternativa más rentable como un proveedor de servicios externo. 

A menudo, cuando las organizaciones están a punto de perder una fuente importante de conocimientos, por ejemplo, un jefe de equipo con muchos años de experiencia o con cualificación CIPP de su equipo de gestión de nómina, empiezan a cuestionarse la validez de mantener esos niveles de experiencia dentro de la empresa. En lugar de tratar de llenar el vacío con un nombramiento, considerarán la posibilidad de trabajar con un colaborador de gestión de nómina que puede poner a su disposición gran cantidad de conocimientos y experiencia. 

Tanto si se trata de gestionar la transformación digital como la nueva normativa laboral, los gestores de nóminas especializados pueden asesorar sobre la mejor forma de actuar. 

Por ejemplo, es probable que un gestor de nóminas sea también proveedor de tecnología, por lo que tendrá un conocimiento fundamental de cómo implementar y maximizar el potencial de las nuevas plataformas tecnológicas. Este asesoramiento irá acompañado de orientaciones sobre la mejor manera de normalizar los procesos para garantizar que los datos generados a través de los sistemas de nóminas sean de máxima calidad. Esto garantiza mayor precisión, junto con información de mayor utilidad. 

Es probable que un proveedor de servicios de gestión de nómina también esté a la última en cuanto a requisitos de cumplimiento en materia de RR. HH. y gestión de nómina e incluso que participe en el asesoramiento a los consejos de administración sobre futura legislación. Cuando las directrices gubernamentales están abiertas a interpretación, este conocimiento detallado de las intenciones relativas a una normativa puede constituir un valor incalculable.  

Contar con la experiencia de un proveedor de servicios de gestión de nómina especializado no significa que el conocimiento se haya evaporado y ya no exista en la organización. Cuando las empresas cuentan con un colaborador especializado, siempre habrá una persona dentro de la empresa que gestione la relación y supervise dicha función. Se les da pleno acceso y comprensión del funcionamiento interno de la gestión de nómina de una empresa y serán plenamente conscientes de los procesos, estándares de rendimiento y niveles de servicio implicados. 

No obstante, es importante tener en cuenta que un proveedor especializado debe ofrecer algo más que la típica relación entre comprador y proveedor, como la que se puede esperar de un proveedor de software como servicio. Debe ser una colaboración abierta y honesta en la que se espere total transparencia. Quienquiera que sea el responsable de supervisar la tarea debe poder acceder a toda la información, respuestas y asesoramiento necesarios. 

Cuando los departamentos de RR. HH. y Finanzas pueden confiar en este nivel de soporte, no solo se aseguran de que la remuneración de los empleados se gestionará correctamente, sino que también pueden concentrarse en otros elementos del negocio. De hecho, nunca pierden de vista lo que ocurre con la nómina de la empresa: ese conocimiento nunca se pierde.