Externalizar las nóminas consiste en ganar el control en vez de perderlo

La preocupación de muchas organizaciones es que, al externalizar sus nóminas, dejarán de tener visibilidad sobre una actividad crítica para el negocio. 

Pero si es así, algo ha debido ir muy mal. Una asociación en el marco de una externalización debe ser totalmente transparente. Deberá ser una relación basada en una comunicación abierta y sincera que vaya más allá de un acuerdo tradicional entre cliente y proveedor. 

Siempre habrá una o varias personas dentro de la empresa que trabajan con el proveedor hacia un objetivo común. Nunca se trata de entregar las llaves y marcharse. 

Puede ser un poco simplista sugerir que el socio en la gestión de nómina se convierte en una extensión de tu equipo de RR. HH. o de finanzas, pero debería parecer que es así. 
 

Para ofrecer continuamente el mejor asesoramiento y servicio, el socio en la gestión de nómina tendrá que sumergirse por completo en las necesidades específicas de la empresa que solicita sus servicios. 

Si están haciendo bien su trabajo, deben cuestionar la metodología del cliente antes de la externalización y sugerir formas de introducir mejoras de forma constante. 

Dicho esto, una verdadera asociación ha de ser bidireccional. Así que esa capacidad de desafío funciona en ambos sentidos. Cuando la empresa quiera saber por qué su proveedor quiere hacer cambios deberá esperar una explicación exhaustiva. 

Esto les permite beneficiarse de los conocimientos que su socio les puede ofrecer. Pueden acceder a esa experiencia y ver cómo se pueden mejorar los procesos para aumentar la eficacia y la precisión, algo que no siempre es posible con un equipo interno. 

Esto también permite que la empresa mantenga el control. Entenderán qué medidas se están tomando y por qué pero podrán pedir que se realicen cambios cuando sea necesario. Por tanto, aunque la empresa ya no desempeñe las actividades relacionadas con la nómina de forma interna, seguirá dirigiéndolas. 

El cliente y el socio también acordarán un modelo de gobernanza que funcione para ambas partes y que abarque un acuerdo de nivel de servicio con indicadores clave de rendimiento específicos. 

Para garantizar que todo se gestiona con fluidez y que la asociación se mantiene en buenas condiciones, el modelo debe revisarse periódicamente. 

Se trata de una oportunidad para comprobar aspectos concretos como la exactitud y los plazos, así como para garantizar que se cumple el acuerdo de nivel de servicio: por ejemplo, ¿se está respondiendo a las solicitudes de asistencia en el plazo adecuado? 

Este seguimiento garantiza que, cuando las empresas externalizan su gestión de nómina, conservan el control y la capacidad de exigir responsabilidades.

Estas revisiones periódicas deben considerarse algo más que una lista de comprobación o un cuestionario tipo test. Son una oportunidad para recibir opiniones y garantizar que la asociación se mantiene en la línea inicial. 

Las empresas rara vez permanecen estáticas. Cuando exista una asociación sólida, podrás revisar si el servicio de gestión de nómina implementado es adecuado para las necesidades en constante evolución de la empresa. Esto quiere decir que las responsabilidades y requisitos de la asociación externalizada pueden evolucionar y a menudo es eso lo que ocurre. 

Naturalmente, con un socio en materia de externalización, los niveles de servicio pueden ampliarse o reducirse en función de las necesidades. En este sentido, las empresas obtienen más control sobre su gestión de nómina del que tendrían si tuvieran que invertir tiempo y recursos en reestructurar su propio equipo interno. 

A pesar de las preocupaciones iniciales, la externalización permite un mayor nivel de control siempre que se preste especial atención a la relación entre el proveedor de servicios y el punto de contacto a nivel interno. Si esa relación sigue siendo sólida, de confianza y transparente, nunca debería haber miedo a perder dicho control.