¿Cómo mantener el cumplimiento de las normativas de la nómina mientras mi empresa crece?

A medida que las empresas crecen, particularmente más allá de los 500 empleados, la proporción de personal de nómina por empleado a menudo cambia drásticamente. Este cambio puede amplificar potencialmente las cargas de trabajo y aumentar los riesgos de conformidad si no se maneja adecuadamente. Los líderes de recursos humanos deben reconocer estos cambios y planificar en consecuencia, ya sea reforzando el equipo, integrando soluciones de software de última generación o buscando apoyo externo; la planificación proactiva es clave para mitigar riesgos y asegurar la conformidad en medio de la complejidad de la nómina.

Más allá de la tecnología, invertir en un soporte integral de conformidad es crucial. Esto incluye capacitación continua para el personal de la nómina, una inversión realizada por uno de cada cuatro empleadores según nuestros hallazgos. Además, buscar asesoramiento de expertos en conformidad y legales, y posiblemente contratar asesores especializados en leyes internacionales, es imperativo. Estos pasos aseguran que la conformidad se integre en el proceso de nómina, y no sea simplemente una idea de último momento.

Para muchas empresas, lograr una verdadera conformidad de la nómina requiere cambios sistémicos. Esto puede implicar reestructurar el departamento de nómina, integrar nuevos roles que se centren exclusivamente en la conformidad, o incluso cambiar la cultura de la empresa para priorizar la conformidad en todos los niveles. Estos cambios sistémicos ayudan a integrar la conformidad en la estructura de las operaciones diarias.

A medida que las empresas se expanden internacionalmente, consolidar las funciones de nómina con menos socios pero más capacitados puede simplificar las operaciones y mejorar la conformidad. Optar por socios capaces de navegar la nómina en múltiples países bajo diversas regulaciones puede llevar a procesos simplificados, eficiencias de costos y canales de comunicación más claros.

Es particularmente importante reconocer el papel fundamental que juega la inteligencia artificial (IA) en la conformidad moderna de la nómina, especialmente cuando se trata de monitorear la legislación e implementar los cambios necesarios. Como revela nuestra investigación, esta es actualmente la razón más común por la que se utiliza la IA en la gestión de la nómina. En este momento, la IA permite actualizaciones automáticas a los sistemas de nómina cuando entran en vigor nuevas leyes, asegurando la conformidad sin intervención manual. Las aplicaciones futuras pueden incluir análisis predictivos de conformidad, que podrían prever posibles violaciones de conformidad antes de que ocurran.

Para los líderes de recursos humanos, la escalabilidad en el cumplimiento de la nómina se basa en tres estrategias clave:

• Aprendizaje continuo: Fomentar la educación continua en desarrollos relacionados con la conformidad, particularmente en contextos internacionales.
• Aprovechamiento de la tecnología: Aprovechar el poder de la IA y los sistemas de nómina robustos para automatizar y simplificar los procesos de conformidad.
• Fuertes asociaciones: Cultivar relaciones con expertos externos que puedan proporcionar conocimientos y apoyo sobre asuntos de conformidad en diferentes jurisdicciones.