Por qué la integración puede ser decisiva para la externalización de nóminas:

La alternativa serían proyectos de integración a medida que probablemente llevarían mucho tiempo y resultarían muy costosos. A menudo requieren la contratación de un equipo de desarrolladores especializados para construir adaptadores personalizados, crear flujos de trabajo, actualizar las normas del sector en los sistemas, realizar el seguimiento y la resolución de problemas, llevar a cabo la supervisión del rendimiento, etc. 

Se trata de un callejón sin salida que puede llevar a las organizaciones a pagar por personal adicional, software y middleware, que puede elevar los costes a seis cifras o más. También distrae a los responsables informáticos a cargo de supervisar el trabajo y establecer normas de control de una labor más valiosa como es la mejora de los sistemas front-end. 

También merece la pena plantearse qué ocurrirá cuando se disponga de actualizaciones de software y haya que gestionar una docena de integraciones a medida. ¿Cuánto tardará?, ¿cuánto costará? y, sobre todo, ¿cuáles son las consecuencias si no se mantienen actualizados los parches de seguridad? 

Para evitar este tipo de quebraderos de cabeza, las empresas también deberían hablar con los proveedores de servicios de gestión de nómina sobre el tipo de integración que ofrecen. ¿Son compatibles con los principales proveedores de software de RR. HH. y finanzas como Workday, SAP y Oracle? y, ¿pueden proporcionar funciones avanzadas que ofrezcan más detalles sobre la información transmitida entre sistemas, como registros de errores y finalizaciones? 

El otro elemento crucial a tener en cuenta es si tus equipos pueden acceder fácilmente a todos los datos que necesitan en sus sistemas. Garantizar que esto sea técnicamente posible es solo el primer paso. 

Si los equipos quieren ver datos exactos, también necesitarán procesos que regulen cómo se introducen esos datos; por ejemplo, ¿se atiene el proveedor a las especificaciones de interfaz que regulan los datos de nómina que entran y salen del sistema? De lo contrario, es posible que, cuando los datos se consulten en otros sistemas queden campos en blanco y que los informes sean incoherentes. 

Aunque cada empresa y sector tendrá su propia idiosincrasia en el funcionamiento de las nóminas, las empresas deben esperar que su proveedor de nóminas siga procesos repetibles y automatizados siempre que sea posible. Los proveedores de nóminas también deben estar preparados para asesorar y ayudar a sus clientes a normalizar sus procesos. 

Con mayor precisión y coherencia resulta mucho más fácil comparar y contrastar los resultados a lo largo del tiempo. Esto genera seguridad entre los responsables de la toma de decisiones, que a su vez confiarán más en los datos que ven y en los que fundamentan sus decisiones, lo cual, en última instancia, ayudará a las empresas a funcionar de forma más eficiente. 

Las consecuencias potenciales de la falta de integración son demasiado importantes como para ignorarlas, por lo que ya no se trata de un aspecto positivo para las empresas. Como tal, puede ser determinante a la hora de decidir si trabajar o no con un nuevo proveedor de servicios de gestión de nómina. 

Por otro lado, un proceso de integración fluido debería proporcionar la confianza y seguridad que las empresas necesitan para avanzar, liberándolas para disfrutar de las múltiples ventajas que puede ofrecer la externalización de la nómina.