La externalización de las nóminas en la nueva normalidad: pros y contras

Cumplimiento hermético de las nóminas

El cumplimiento de las nóminas se ha vuelto muy complejo en los últimos dos años, y sigue siéndolo. Para las empresas internacionales, es aún más difícil. La expansión a nuevos territorios implica tener que lidiar con las regulaciones y matices específicas de cada país en torno a elementos clave de la nómina como los impuestos, los beneficios y los incentivos. Los problemas surgen por la falta de conocimiento local o por la ausencia de un experto que pueda asesorarte sobre las mejores prácticas y que se ponga en contacto cuando haya un cambio en la legislación. La clave para hacer desaparecer todos estos problemas de cumplimiento (internacional): dejar que otro se preocupe de ellos.

Un cambio tecnológico rentable

Si tu nómina todavía depende de sistemas de nómina locales y dispares, probablemente las palabras "digital" y "transformación" pasen por su mente a diario. La externalización puede ser una  buena forma para la gestión de cantidades masivas de datos y en la utilización de herramientas de última generación, con beneficios tanto para RRHH como para los empleados.

• Para RRHH: los equipos de RRHH descentralizados se benefician de las soluciones basadas en la nube para gestionar los datos de las nóminas, lo que garantiza una mejor visibilidad de los datos. Además, la integración de la nómina con otros módulos de RRHH puede aumentar la eficiencia y reducir los errores. Por ejemplo, las actualizaciones como los ascensos, los despidos o los ceses se ponen automáticamente a disposición de la nómina.
• Para los empleados: los trabajadores híbridos pueden acceder a los datos de la nómina o a sus nóminas electrónicas a través de las aplicaciones aportadas. También deben ofrecer una experiencia de usuario nivel consumidor. Con las mismas herramientas, pueden registrar fácilmente el tiempo y la asistencia, que fluye automáticamente al módulo de nóminas, lo que tiene como resultado pagos correctos y a tiempo, con crisis o sin ellas.

Continuidad garantizada

La experiencia en RRHH y nóminas suele estar en la cabeza de unas pocas personas. El riesgo obvio: cuando un responsable de nóminas clave abandona la empresa, deja un gran vacío que es cada vez más difícil de llenar. Por muy bien que gestione su equipo, sus activos más importantes también pueden ponerse enfermos, irse de vacaciones, ser padres o pasar a nuevos retos profesionales. Al externalizar ciertas tareas de nóminas, se ahorrará muchos dolores de cabeza de forma proactiva. Su proveedor designará a un experto para su equipo de RRHH y tendrá siempre a mano refuerzos para garantizar la continuidad.

Reducción de costes en tiempos de necesidad

¿Esperaba que los costes fueran uno de los contras? Piénselo de nuevo. He aquí un vistazo a cómo la externalización de nóminas ahorra dinero:

• Costes salariales de los responsables de nóminas internos
• Costes de formación para estar al día con las leyes y normativas
• Infraestructura informática y/o licencias para los motores de procesamiento de nóminas
• Costes relacionados con errores humanos y violaciones de datos

Como consecuencia de la recesión económica (que según algunas fuentes no ha hecho más que empezar), es probable que no sólo esté buscando formas de reducir las actividades no esenciales, sino que también quiera racionalizar sus actividades principales, como las nóminas. Pagar una cuota mensual y transparente a un proveedor de nóminas en lugar de establecer y mantener un extenso ecosistema de nóminas interno encaja definitivamente en el perfil.

Un salto en la oscuridad con (básicamente) un extraño

A menos que se tenga una experiencia significativa con un proveedor de externalización específico, la elección de un tercero siempre conlleva riesgo. Puede que su proveedor no se haya ocupado nunca de ciertos aspectos de su nómina. Otros riesgos son que el software de nóminas de su proveedor no se vincule bien con sus sistemas, que sus datos confidenciales no estén totalmente seguros, que se tarde mucho en corregir errores, que su proveedor cierre el negocio, ... Por todo ello, es indispensable investigar a fondo y comprobar los antecedentes. Esta lista de comprobación de proveedores de nóminas puede ser un buen comienzo.

Servicios que no necesita

Algunos proveedores de servicios de gestión de nóminas ofrecen servicios adicionales lo que te permite recibir ofertas combinadas. Otros proveedores sólo ofrecen externalización de procesos empresariales estructurales y pueden tratar de convencerte para externalizar servicios de gestión de nóminas que preferirías mantener internamente, como, por ejemplo, responder a las preguntas de los empleados. En cualquier caso, define claramente lo que buscas para estar armado contra los astutos argumentos de venta. Y, sobre todo, recuerda que hay muchos tipos de externalización y que los proveedores de confianza siempre permitirán empezar "con poco" y externalizar más tareas más adelante, o no, a medida que crezca su confianza.

No hay que acumular conocimientos en la empresa

Recurrir a una compañía experta en la gestión de nómina y administración de personal permitirá a tu equipo centrarse en procesos de mayor valor añadido para la compañía y por lo tanto no será necesario acumular ese conocimiento internamente. Por otro lado, el proveedor, tendrá acceso a un mayor conocimiento y experiencia de la que podrías haber reunido por tu cuenta. En resumen, te beneficiarás de un sinfín de oportunidades legales sin tener que preocuparte por el cumplimiento legal. De nuevo, un buen análisis previo antes de elegir el soco será la clave.

Un consejo para terminar: contrata a un proveedor de gestión de nóminas que documente de forma transparente su forma de trabajar.