¿Dónde comienzo para asegurar el cumplimiento de la normativa en la gestión de la nómina de mi empresa?

Lo primero que hay que hacer, como con cualquier otro tipo de cumplimiento fiscal o legal, es asegurarse de llevar registros meticulosos que sean precisos, completos y fácilmente accesibles para inspección. En el contexto de la nómina, esto debería incluir detalles sobre las horas trabajadas, las tarifas salariales y las deducciones fiscales de cada empleado, junto con todos sus datos personales y contables pertinentes. Ninguna estrategia de nómina de cualquier tipo puede llevarse a cabo si no se dispone de este tipo de registros básicos. Para gestionarlo adecuadamente, es necesario contar con un especialista en el cumplimiento de la nómina.  

Tanto si optas por contratar a un especialista interno como por subcontratar a un proveedor externo, asegúrate de buscar personas y proveedores de la nómina con experiencia demostrada y un historial de cumplimiento de la normativa en entornos complejos. Para muchas empresas, especialmente las pequeñas y medianas, puede resultar más fácil externalizar por completo el cumplimiento de la nómina. Muchos programas de nómina SaaS son incluso capaces de adaptarse a los cambios legislativos a medida que surgen. 

Aunque tres cuartas partes de las empresas europeas reciben algún tipo de asesoramiento jurídico externo sobre sus políticas de RR.HH., es interesante observar que un 25% de las organizaciones no buscan ningún tipo de asesoramiento jurídico externo en materia de RR.HH., incluida la gestión de la nómina. Probablemente esto no se deba a que ignoren el problema, sobre todo porque en el caso de las empresas con más de 2.500 empleados, la cifra asciende al 36%. Cuanto más crece tu empresa, más complejo se vuelve el cumplimiento de la nómina, lo que significa que la creciente experiencia que necesitas debe ser cada vez más específica para los métodos y ambiciones únicos de tu organización. Sencillamente, es más fácil cultivar ese tipo de conocimientos personalizados internamente.    

Resulta alarmante que sólo el 55% de los encuestados estén de acuerdo en que su empresa puede aplicar rápidamente los cambios legales en el cálculo de la nómina. Esto es así independientemente de si gestionan el cumplimiento de la normativa sobre la nómina de forma interna o externa. Cuando se trata de gestionar la complejidad legislativa transfronteriza, la realidad legislativa también varía de un país a otro, lo que afecta significativamente a la aplicación de los cambios legales. Por ejemplo, países como Francia, Bélgica, la región DACH y Croacia son ejemplos paradigmáticos de la diversidad del panorama de complejidades legales. Desde complejas normativas fiscales hasta numerosas excepciones y convenios colectivos, estas regiones, y muchas otras, plantean obstáculos únicos para la gestión de la nómina. Esta diversidad subraya la importancia de adaptar sus estrategias de cumplimiento a los requisitos específicos de su jurisdicción.

En última instancia, la responsabilidad del cumplimiento recae exclusivamente en la organización, independientemente del proveedor o experto con el que se trabaje. Si el proceso es lento, corre el riesgo de incumplir la normativa. Así pues, ¿lo más importante? Asegúrate de que siempre estás trabajando en el cumplimiento, incluso cuando no haya cambios legales que hacer. Hacerlo bien significa buscar continuamente formas de hacer que el proceso sea más eficiente, incluso si eso significa cambiar completamente de proveedor o de forma de trabajar.