Cómo externalizar la nómina, desde el SaaS hasta el BPO

Con SaaS, pagas una cuota mensual o anual de externalización de nóminas por una suscripción a una plataforma basada en la nube. Una vez suscrito, tu equipo utiliza dicha plataforma para gestionar sus nóminas. Esta solución "plug and play" te da acceso instantáneo a una tecnología de nóminas que a menudo puede integrarse fácilmente las herramientas actuales de RRHH, ERP y otros sistemas. Además, recibirás actualizaciones periódicas de la plataforma de nóminas y podrás ampliarla o reducirla según sean tus necesidades en cada momento.

Ejemplo:

Una PYME con 32 empleados que todavía trabaja con sistemas dispares y locales que muestran más y más debilidades cada año. No quiere invertir en un ecosistema de nóminas robusto, pero sí dar a su proceso de nóminas una renovación digital rápida y rentable sin perder el control de este. 
En este caso, la inversión a través de SaaS parece la opción más adecuada.

Si el objetivo es encontrar una solución que refuerce tu equipo durante los periodos de máxima actividad o de escasez inesperada de personal, puedes contratar temporalmente a uno o varios expertos en nóminas. Estos expertos te aportan ayuda y experiencia, garantizando que no tengas que ajustar tus objetivos. Conviene saber que no se trata sólo de una solución de emergencia. Muchas empresas cuentan con personal extra para cubrir los picos de trabajo recurrentes, como el período de fin de año o el cálculo de las indemnizaciones por vacaciones.

Ejemplo:

El responsable de nóminas está de baja por maternidad y su sustituto acaba de darse de baja por enfermedad. ¿Y ahora qué? Pues, por ejemplo, puedes contratar a un experto en nóminas dos días a la semana hasta que el equipo se recupere. Esto le proporcionará un extra interesante: para la próxima ocasión, puedes solicitar a la misma persona, que para entonces ya conocerá al equipo y la organización.

Las nóminas se rigen por normas estrictas y cálculos fijos. Por ello debería ser en uno de los procesos de RRHH más estandarizados y automatizados que existen. Sin embargo, muchos departamentos de RR.HH. siguen aferrándose (en parte) a procesos muy manuales y complejos. Un socio de confianza en materia de nóminas puede ayudar a evaluar los posibles puntos de mejora desde una nueva perspectiva. También ayudará a documentar el proceso de nómina, facilitando que los sustitutos se pongan al día rápidamente en caso de necesidad.

Ejemplo:

Percibes que tu nómina y los procesos relacionados con ella podrían mejorar su eficiencia, pero no puedes precisarlo. Decides solicitar un análisis de tu nómina, que evalúa tu equipo, sus conocimientos, sus sistemas y sus procesos. La información recibida sirve para determinar un plan de acción para abordar algunas o todas las iniciativas de optimización propuestas.

BPO (Business Process Outsorcing), supone externalizar uno o varios procesos de administración de personal y nomina por lo tanto se trata de una decisión estratégica para la empresa. Esto implicará el establecimiento de una relación a largo plazo con la compañía que tendrá la responsabilidad del proceso externalizado. Definir claramente las tareas que se externalizan y el responsable de cada de una ellas será un factor esencial para aprovechar todas las ventajas de la externalización. 

Ejemplo:

Te gustaría crear tiempo para una nueva política de contratación y movilidad interna externalizando las tareas de nómina. Sin embargo, prefieres seguir gestionando los asuntos de seguros (por el momento). Esto es posible. Pagarás una cuota mensual y, a cambio, tu proveedor de externalización automatizará y optimizará tu nómina.