7 ventajas convincentes, más allá de la reducción de costes, que hacen tan interesante la externalización de nómina

Los pagos de las nóminas de los empleados son un tema muy delicado para cualquier organización. No es un ámbito en el que las empresas quieran que se produzcan errores. Por lo tanto, es esencial que esta actividad se desarrolle sin problemas y que el equipo responsable esté siempre al día en cuanto a la legislación y las soluciones tecnológicas más recientes. 

Las organizaciones tienen que confiar en que la persona responsable de ello siempre hará las cosas bien. Sin embargo, cuando un jefe de equipo experimentado se marcha, llevándose consigo grandes cantidades de conocimientos y experiencia, las empresas se ven obligadas a tratar de encontrar a otra persona en la que puedan confiar. Es a menudo en este momento cuando se plantean si un socio para la externalización de la gestión de nómina con los conocimientos, experiencia y recursos necesarios para garantizar la fiabilidad representa un riesgo menor. 

Como el trabajo a distancia se ha convertido en la norma tras la pandemia, todas las organizaciones se han visto obligadas a replantearse los protocolos de seguridad. Esto ha exigido la implantación de nuevas herramientas, tecnologías y procesos, especialmente cuando se trata de datos sensibles.  

Pocas organizaciones estaban mejor posicionadas para gestionar esta situación que los proveedores subcontratados que ya realizan estas funciones a distancia. A medida que avanzamos hacia la transformación digital, con la mayor integración de sistemas que requiere, la seguridad de la información será un imperativo permanente. Dado que la mayoría de los proveedores de servicios de gestión de nómina son también proveedores de tecnología, su posición aventajada para gestionar estos problemas se reconoce cada vez más. 

Quizá uno de los mayores retos a los que se enfrentan los equipos de gestión de nómina es la necesidad de seguir el ritmo de los cambios legislativos, ya sea en materia de fiscalidad, prestaciones a los empleados, pensiones, protección de datos, etc. Tras los cierres patronales que se produjeron a raíz de la pandemia del coronavirus, el mayor reto al que se enfrentaron los equipos de nóminas fue el régimen de permisos. 

Dado que este tipo de legislación no es siempre una ciencia exacta y puede necesitar de interpretación, el asesoramiento de un proveedor de servicios puede ser inestimable. Los socios de externalización de nómina tienden a estar a la vanguardia en este ámbito e incluso pueden estar trabajando con el gobierno para asesorar sobre proyectos legislativos. 

La economía mundial lleva ya tiempo experimentando una transformación digital, y la pandemia de Covid-19 no ha hecho sino acelerar el ritmo del cambio. La inversión en tecnología se ha disparado y seguirá haciéndolo a medida que las empresas busquen un mayor acceso a datos y perspectivas en tiempo real. 

Cabe esperar que se exija una mayor integración entre sistemas, lo que tendrá repercusiones permanentes para el departamento de gestión de nómina. En lugar de invertir continuamente en nuevas soluciones, trabajar con un proveedor de servicios de gestión de nómina externalizado suele considerarse una apuesta más segura a largo plazo. Como los expertos especialistas invierten continuamente grandes sumas de dinero en mejorar su tecnología y la seguridad de la información, los clientes obtienen un sistema de gestión de nómina preparado para el futuro. 

Mantener al personal al día de los cambios normativos y tecnológicos requiere una inversión significativa en formación. Cuando los miembros de un equipo se marchan, las organizaciones también tienen que dedicar tiempo y dinero a la contratación y onboarding, lo que, como se ha señalado, se convierte en un reto mucho mayor si la persona que se marcha es un jefe de departamento con muchos años de experiencia y cualificado como CIPP. 

Esta necesidad constante de contratar, formar y actualizar al personal es un quebradero de cabeza que nunca desaparecerá, a menos que una organización externalice sus servicios. La posibilidad de acceder a un mayor número de talentos es una de las principales razones por las que muchos optan por trabajar con un socio en la gestión de nómina.

Dependiendo de la organización, la responsabilidad de gestionar la nómina recaerá en el equipo de RR. HH. o en el financiero. Dada la importancia de esta tarea, es una responsabilidad que ninguno de los dos puede eludir. Sin embargo, no siempre es un área en la que los directivos de ambos departamentos quieran centrar su atención. 

La perspectiva de externalizar esta responsabilidad y el estrés que conlleva pueden resultar muy atractivos. Esto es especialmente cierto cuando el socio elegido, que cuenta con los conocimientos, la experiencia y los recursos necesarios, puede ofrecer la seguridad de que todo se gestionará con fluidez.