Gestión del tiempo y de la asistencia en el sector sanitario

Cuando hablamos de la importancia de gestionar eficazmente el tiempo y la asistencia en este sector, hay algunos aspectos que queremos destacar:

Una programación eficiente de los turnos de trabajo es fundamental para garantizar una atención médica de calidad y evitar la sobrecarga de trabajo del personal sanitario. Sí, sabemos que esta tarea es todo un reto pero, afortunadamente, existen técnicas que pueden ayudarnos con este tema y, de paso, permiten reducir la necesidad de hacer horas extras para atender a los pacientes. Veamos algunas de ellas:

1. Análisis de la demanda y la capacidad

Lo primero es comprender muy bien la demanda de servicios médicos en tu organización. Analizar los patrones de uso de tus pacientes y los períodos de menor actividad. En paralelo, evaluar la capacidad de tu plantilla para optimizar la programación, teniendo en cuenta las habilidades y disponibilidad de cada miembro del equipo.

2. Herramientas de programación automatizadas

El software especializado en este tema puede ser una gran ayuda para simplificar el proceso y garantizar que los turnos se asignen de manera justa y eficiente. Estas herramientas contemplan factores como las preferencias de los empleados, los requisitos legales y los períodos de descanso, lo que reduce la carga administrativa y mejora la satisfacción del personal.

3. Comunicación y mucha colaboración

Una comunicación clara y constante con el personal es clave para una programación de turnos exitosa. Hay que involucrar a los empleados en el proceso, solicitar sus comentarios y asegurarse de que comprendan las políticas y procedimientos. Además, es bueno fomentar la colaboración entre compañeros del equipo para que puedan intercambiar turnos y cubrir ausencias cuando sea necesario.

4. Flexibilidad y adaptabilidad, un must

Sabemos que la programación de turnos en el sector sanitario debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a los cambios imprevistos, como emergencias médicas o ausencias inesperadas. Por eso es necesario tener listo un plan de contingencia y prepararnos para realizar ajustes rápidos si es necesario.

Las organizaciones sanitarias están explorando el uso de herramientas de automatización del flujo de trabajo para agilizar diversas tareas administrativas. Estas permiten agilizar muchísimo procesos como la admisión de pacientes, la facturación y la gestión de inventarios.

Si nos centramos en el registro de horas y en la gestión del tiempo de trabajo de los profesionales sanitarios, una de las soluciones más potentes hoy en día es el uso de sistemas de control y seguimiento del tiempo basados en la nube. Estas plataformas ofrecen funciones que pueden transformar la forma en que gestionas tu plantilla, desde el registro automatizado del tiempo y la elaboración de informes hasta análisis de cómo optimizar su tiempo de trabajo.

 

¿Qué ventajas tiene el control y seguimiento del tiempo en la nube?

• Mayor precisión:

Los sistemas basados en la nube eliminan la necesidad de entradas manuales de tiempo, reduciendo el riesgo de errores humanos y garantizando datos precisos y en tiempo real sobre las horas de trabajo de los empleados.

• Mayor productividad:

Con la capacidad de realizar un seguimiento del tiempo dedicado a tareas o proyectos específicos, los empleados pueden comprender mejor sus propios patrones de productividad y realizar ajustes para mejorar la eficiencia.

• Nómina y facturación optimizadas:

El seguimiento automatizado del tiempo y los informes simplifican los procesos de nómina y facturación, ahorrando tiempo y reduciendo la posibilidad de errores.

• Mayor visibilidad de la plantilla:

Las herramientas de supervisión basadas en la nube proporcionan a los directivos una visión completa de las actividades de los empleados, lo que les permite identificar áreas de mejora y tomar decisiones más informadas.

• Flexibilidad y accesibilidad:

Es posible acceder a la nube desde cualquier lugar, lo que permite a los empleados registrar su tiempo y a los gerentes supervisar el progreso, independientemente de su ubicación.

 

Aplicaciones móviles para mejorar el control del tiempo

Muchas empresas del ámbito de la salud también están incorporando aplicaciones móviles a sus flujos de trabajo. Estas permiten a los empleados registrar su tiempo, realizar un seguimiento de sus actividades e incluso capturar datos basados en la ubicación, desde sus teléfonos móviles o tabletas.

La gestión de RR. HH. mediante soluciones en la nube es más eficiente y accesible, pero esa misma accesibilidad es la que plantea nuevos desafíos en materia de seguridad y privacidad. La protección de los datos sensibles de la plantilla, como información personal, registros médicos y detalles de nómina, se ha convertido en una prioridad.

Para garantizar la seguridad en la gestión de RR. HH. en la nube, es vital contar con una sólida política de seguridad de la información que establezca pautas claras sobre el manejo de datos, los niveles de acceso y los procedimientos de recuperación. Además, el uso de técnicas de cifrado y autenticación de múltiples factores puede reforzar la seguridad de los sistemas.

Es básico también capacitar y concienciar a nuestro equipo sobre las buenas prácticas de seguridad, como el uso de contraseñas seguras, la detección de intentos de phishing y la importancia de mantener la confidencialidad de la información.

Y es igualmente importante seleccionar proveedores de servicios en la nube con sólidos estándares de seguridad y privacidad. Estos deben ofrecernos garantías sobre la ubicación de los datos, el cumplimiento normativo y los mecanismos de protección ante posibles brechas de seguridad.

 

Análisis de datos para la mejora de la asistencia

Los centros sanitarios funcionan 24 horas al día, 7 días a la semana, y el personal trabaja sin descanso para proporcionar una atención constante a los pacientes. Controlar la asistencia de los empleados y gestionar los horarios puede ser una tarea compleja y laboriosa. Confiar en procesos manuales obsoletos puede dar lugar a imprecisiones y problemas de cumplimiento.

• El poder de los datos

Al aprovechar los análisis avanzados, las organizaciones sanitarias pueden obtener una mayor visibilidad de sus datos de tiempo y asistencia. A través de sofisticados algoritmos y aprendizaje automático, las plataformas analíticas pueden identificar patrones, tendencias y anomalías que, manualmente, serían casi imposibles de detectar.

• Impulsando mejoras operativas

Con estos datos, los responsables sanitarios pueden tomar decisiones más informadas para mejorar la gestión del tiempo y las prácticas de asistencia. Por ejemplo, los análisis pueden revelar ineficiencias en la dotación de personal, como la falta crónica de personal durante las horas punta o el exceso de horas extraordinarias. Las organizaciones pueden entonces ajustar los horarios, optimizar los patrones de turnos e implantar formación específica para abordar estos problemas.

Además, el análisis de datos puede ayudar a identificar problemas relacionados con la asistencia, como un elevado absentismo o los retrasos. Al conocer las causas, los centros sanitarios pueden aplicar medidas proactivas, como mejorar los programas de compromiso de los empleados o agilizar los procesos de gestión de ausencias.

• Aumentar la productividad y el cumplimiento

Al automatizar la recopilación y el análisis de datos, las organizaciones pueden mejorar el cumplimiento de la normativa laboral y reducir el riesgo de errores o sanciones. Además, la información obtenida de los análisis puede servir de apoyo a una planificación más estratégica de la plantilla, lo que permite a los proveedores sanitarios alinear los niveles de dotación de personal con la demanda de los pacientes y garantizar una asignación óptima de los recursos.