Gestión interna de nómina o servicio externalizado

Hemos constatado las siguientes razones para que los clientes elijan un servicio de gestión de nómina de SD Worx: 

• La creciente preocupación por el cumplimiento de la legislación y la fiscalidad: recurrir a un especialista en servicios de gestión significa que el cliente confía en los controles financieros para proveedores de servicios ISAE 3402 además de la inversión en formación continua y desarrollo profesional en el ámbito de la gestión de nómina.  
• La decisión de que la gestión de nómina no es esencial para la actividad principal del cliente. Esta supone un apoyo para la empresa de forma similar a la gestión de instalaciones o de seguridad, es decir, debe realizarse correctamente, pero no necesariamente consumiendo personal propio. 
• La escasez de recursos y las ausencias hacen que mantener un equipo interno de gestión de nómina no resulte viable económicamente. Los equipos de gestión de nómina se enfrentan a riesgos por enfermedad, vacaciones y bajas de personal.  
• El cliente opera en un sector tipificado como altamente distribuido, con una alta rotación, fluctuante en cuanto al número de empleados y con grandes picos de actividad en la que una base variable de costes de gestión de nómina sería más rentable que asumir un coste fijo. 

Comparativamente, vemos que los clientes optan por permanecer con un equipo de nóminas interno cuando: 

• La gestión de nómina esta fundamentada en conocimientos tácitos de gran importancia y prácticas realizadas a discreción, es decir, normas no escritas y capacidad para operar al margen de las políticas habituales.  
• El cliente ha fijado un presupuesto determinado de personal para un equipo interno de gestión de nómina. 
• El caso de negocio (o Coste Total de Propiedad) comparado con un periodo de vigencia de un contrato de servicios de gestión no muestra un ahorro de costes significativo. Esto se puede dar cuando los equipos de gestión de nómina están ubicados en zonas del país con costes más bajos o deslocalizados a una filial.  
• El cliente opera en una industria tipificada como estable con empleados asalariados y baja rotación donde un coste fijo para un equipo de gestión de nómina es representativo de un ciclo de procesamiento con una carga fija de trabajo. 

En resumen, ambas soluciones funcionan. La elección corresponde al cliente. En SD Worx queremos asegurarnos de que nuestros clientes toman una decisión bien fundamentada y estaremos encantados de ayudarles a diseñar su caso de negocio o facilitarles las conversaciones con otros clientes sobre el camino elegido. 

En la mayoría de las organizaciones, las estructuras de apoyo como la de gestión de nómina se consideran gastos generales. No son directamente productivas en el sentido de generar ingresos, pero como muchas otras actividades de apoyo, pueden influir significativamente en la productividad de la organización si se realizan de forma incorrecta. Por tanto, el impacto de externalizar parte o la totalidad de una actividad de apoyo debe estudiarse con detenimiento. 

¿Qué se puede externalizar? 

La externalización puede aplicarse tanto a la prestación de servicios como al software. La primera aplicación se refiere a un acuerdo contractual con un Proveedor de Servicios que prestará uno o más servicios de RR. HH. o gestión de nómina de acuerdo con unos niveles de servicio y volúmenes de trabajo definidos. La segunda se refiere a un proveedor de sistemas encargado de implantar, alojar y mantener un sistema de RR. HH. en tu nombre, es decir, un software como servicio (SaaS), a menudo descrito hoy en día como "en la nube". 

Los tres principales motores de la externalización citados por los clientes son: 

• Calidad/Cumplimiento normativo 
• Reducción de costes 
• Estandarización 

Normalmente, los clientes buscan una forma rentable de hacer un cambio en la realización de la actividad. Esto puede deberse al coste prohibitivo de reimplantar, mantener y actualizar los sistemas de RR. HH. y de gestión de nómina o que el cliente considere la externalización como la mejor forma de desmantelar los procesos y trámites internos para poder beneficiar de la simplificación, estandarización y automatización de sus flujos de trabajo. También cambia el debate de: 

a: 

Los retos económicos de los últimos años también han obligado a las empresas a encontrar formas eficaces de reducir gastos generales a nivel interno, por lo que una solución de "pago por uso" o "pago por empleado" puede parecer atractiva desde un punto de vista económico. 

Los proveedores de servicios externalizados suelen ofrecer ventajas como: 

• Costes más competitivos que las tareas internas gracias a las economías de escala entre múltiples clientes. 
• Centrarse en su actividad principal e invertir en competencias y cualificaciones en la materia 
• Cumplimiento normativo auditado de forma independiente con ISAE 3402/SAS70/SOX 
• Inversión continua en tecnología de la información de RR. HH. o gestión de nómina 
• Servicios ampliables: pueden depender de la demanda para hacer frente a picos y caídas 

En contrapartida, los servicios internos pueden ofrecer: 

• Control total del proceso de un extremo al otro 
• Conocimiento del sector e información sobre el funcionamiento de la empresa 
• Procesos propios específicos para las necesidades de la empresa 
• Recursos específicos 

Dependiendo de cómo se apliquen estos criterios a tu situación, deberías explorar qué puede ofrecer la externalización a tu empresa y cómo puede marcar la diferencia en tu modelo general de prestación de servicios de RR. HH. y gestión de nómina. 

Uno de los puntos a tener en cuenta es que no es tan sencillo como separar las tareas transaccionales de las de los socios comerciales y de la política de la empresa y transferirlas a un proveedor off-shore de bajo coste. A diferencia de los altamente mercantilizados procesos de Finanzas y Contabilidad, muy estandarizados y con procesos de trámites muy vinculados a la conformidad normativa, los de RR. HH. y Nómina consisten en una serie de procesos intrínsecamente interrelacionados en los que existe una gran interacción entre empleados, superiores jerárquicos, administradores, socios de negocio de RR. HH. y centros de especialización. La eficacia de la externalización de uno o más componentes de RR. HH. y/o gestión de nómina depende en gran medida de que ambas partes comprendan y planifiquen estas interacciones. 

Software en la nube (software como servicio) 

El coste de implantación, mantenimiento, parcheado y actualización del software de RR. HH. se ha convertido en todo un reto en los últimos años. Lo que hubiera tenido sentido hace cinco o siete años en términos de costes iniciales puede ser ahora un obstáculo importante para la prestación eficaz de servicios de RR. HH. 

En el mundo de las instalaciones locales, hay que hacer frente a costes de propiedad o alquiler de servidores, la instalación y puesta en marcha de software para clientes, asistencia local de tecnologías y sistemas de información, concesión de licencias y posibles interrupciones asociadas a actualizaciones y parches. Hay situaciones en las que puede encontrarse sometido a costosas y forzosas actualizaciones para mantenerse conforme a la legislación, debido a que la versión actual "no será compatible a partir del año que viene". 

El software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés) ha eliminado muchos de estos obstáculos. Obtendrás acceso a una plataforma mediante una suscripción. A medida que el proveedor de SaaS lanza nuevas funcionalidades, existe la oportunidad de evaluar los beneficios y decidir si se desea ampliar el servicio. 

Una gran ventaja es que el proveedor de SaaS asume la responsabilidad de la disponibilidad y fiabilidad del sistema. Tanto el software funcional como tus datos se almacenan en servidores física y lógicamente seguros en la Nube, normalmente certificados según las normas de seguridad ISO 27001. Normalmente se ofrece redundancia total de datos para que, si una fuente queda inutilizada, la copia de seguridad esté disponible de inmediato. El coste de crear ese nivel de fiabilidad a nivel interno suele ser prohibitivo salvo para las grandes multinacionales con una infraestructura global de sistemas informáticos propia. 

Existen variaciones en la práctica entre proveedores de SaaS en cuanto a si las actualizaciones son obligatorias u opcionales. Tienes que ser consciente de su alcance y decidir cuál te conviene más. 

Las actualizaciones forzadas suelen producirse cuando el proveedor de SaaS utiliza una única versión del código fuente que usan todos los clientes tienen. Por lo general, entre 2 y 6 veces al año se publican funcionalidades nuevas o modificadas. Serás responsable de comprender el alcance y cambios de tus procesos de RR. HH. 

Las actualizaciones opcionales suelen producirse cuando el proveedor de SaaS proporciona versiones configuradas para cada uno de sus clientes. Mientras tu "versión" realice lo que necesitas, no te verás obligado a realizar actualizaciones a menos que creas que añaden valor a tu negocio. Esto puede ser una ventaja si tu solución cuenta con algunos elementos hechos a medida.