5 pasos para que la transición a la externalización de la gestión de nómina se realice de forma fluida

Durante la fase de lanzamiento es probable que trabajes con un gestor de proyectos que creará un plan de acción para la puesta en marchaa. Empezarán por estudiar tus procesos actuales y conocimientos prácticos de la tecnología existente, lo que incluye saber si hay integraciones de terceros y cuándo caducan las licencias. 

También idenrificarán a las personas clave. ¿Quién debe seguir participando y cuál será su disponibilidad en las próximas semanas? Toda esta información les ayudará a elaborar un calendario de actividades. 

Antes de poner en marcha un nuevo sistema de nóminas, tu gestor de nóminas también tendrá que conocer a la plantilla, cómo y cuándo se realizan los pagos y si hay alguna peculiaridad que haga única a tu empresa. 

También tratarán de desarrollar procesos estandarizados, repetibles y automatizados que permitan que tu sistema de gestión de nómina sea lo más eficaz y preciso posible. Antes de continuar, necesitarán confirmar el plan de acción contigo. Para ello, se realizará un taller en el que el proveedor que elijas te explicará cómo funcionará el nuevo sistema y todos los datos necesarios.

Una vez acordados todos los puntos, el gestor de nómina podrá configurar el sistema en función de las necesidades específicas de tu empresa. Se tendrán en cuenta todos los factores, incluidos el salario, pensiones, prestaciones, etc. 

Mientras tanto, también tratarán de poner al día a tu equipo acerca de la nueva plataforma tecnológica para mostrarte cómo funcionará en la práctica. Por tanto, será necesario un programa de formación en esta fase. Esto también ayudará a entender todas las capacidades del nuevo sistema y en qué pueden diferir de las del anterior. 

Una vez que el sistema esté configurado y los profesionales implicados sepan cómo funciona, habrá un periodo de prueba. Esto dará a tu equipo la oportunidad de revisar la interfaz y permitirá al proveedor evaluar la aceptación por parte de los usuarios antes de migrar los datos de nómina. 

Con esta información ya migrada, el nuevo sistema puede evaluarse completamente como si estuviera ya en funcionamiento mientras que el sistema de nóminas existente sigue activo. Estas pruebas paralelas permiten a ambas partes comprobar que el sistema funciona según lo previsto. También ayudará a los encargados de las pruebas a identificar cualquier anomalía en los datos (algo habitual, ya que los datos migrados no son datos en tiempo real) y a explicar por qué pueden existir diferencias antes de la puesta en marcha.

En esta fase, el gestor de nómina debería animarte a comunicar lo que está a punto de ocurrir a tu equipo y a tus empleados en general. Esta es la oportunidad de proporcionar instrucciones, datos de acceso, etc. a los equipos y recordarles dónde pueden encontrar diferencias. 

Una vez en directo, también debes esperar un periodo de "hiperatención" por parte de tu nuevo gestor de nómina. Es probable que sientas cierta inquietud en la preparación de tu próximo pago de nóminas. Dado que se trata de un momento delicado, querrás saber que tienes a mano el soporte que puedas necesitar en cualquier momento. 

Los cambios suelen ser angustiosos y la migración del sistema de gestión de nómina no es una excepción. No obstante, si adoptas este planteamiento, te asegurarás de que tanto tú como tu nuevo colaborador avanzáis a la par sin llevarte sorpresas. 

También es importante tener presente a tus equipos en todo momento. La adopción de nuevos procesos y tecnologías puede acaparar toda tu atención durante la implantación, pero si has mantenido a tu equipo informado durante todo el proceso, la aceptación será mayor, se minimizarán las interrupciones y te asegurarás una transición mucho más fluida.